運営のために必要な必要書類

1. 関係官庁・施設への許可・届出書類

施設（THE OUTLETS KITAKYUSHU）提出用

• イベント実施計画書（詳細版）：搬入出経路、電源容量等を明記
• 会場使用申請書：施設指定様式
• 工事・作業届：ステージ設営や高所作業用

消防署 提出用

• 防火対象物使用開始届：ステージやテント設置に必須
• 火気使用届：キッチンカーや露店での火気使用時
• 会場レイアウト図・避難経路図

保健所 提出用

• 臨時出店届（または営業許可申請）：食品提供時
• 食品衛生責任者の配置図

警察署 提出用

• 警備計画書：雑踏事故防止の配置計画
• 道路使用許可申請：周辺道路への影響がある場合のみ

著作権協会（JASRAC）

• 音楽著作物利用許諾申込書

2. 協賛・資金関連の契約・管理書類

• 協賛依頼書（趣意書）：メリット等を提示する書類
• 協賛契約書・覚書：金額や広告条件の法的約束
• 請求書・領収書
• 収支予算管理表（リアルタイム版）

3. 出演者・出店者との取り決め書類

• 出演承諾書・誓約書：肖像権、キャンセル規定、禁止事項など
• 出店要項・申込書：出店料、ゴミ処理ルール、食品衛生の誓約
• 車両入構申請書：搬入車両情報の集約リスト

4. 内部運営・ボランティア用マニュアル類

全体共通

• 全体運営マニュアル
• タイムスケジュール（香盤表）：分刻みの進行表
• 組織図・連絡網：緊急連絡先含む
• 緊急時対応マニュアル：迷子、急病人、天候判断基準

各部署別

• 誘導・警備マニュアル：駐車場や動線誘導
• ステージ進行台本：MCコメント、照明音響のきっかけ表
• ボランティア活動の手引き：服装、休憩ルール、禁止事項

5. 広報・制作物関連

• プレスリリース
• デザイン入稿データ：ポスター、パンフレット、スタッフTシャツ等